Association

Le règlement intérieur

Règlement intérieur



Article 1 : Adhésion et Cotisation



Le montant de la cotisation à l’association Opale est fixé à 10 euros pour les Membres Actifs et 25 euros pour les Membres Bienfaiteurs. Pour les Membres Moraux, la cotisation s’élève à 15€ pour les associations (ludothèques, clubs de JDR ou autres collectifs) ayant < 30 personnes/adhérents et 30€ pour les associations ayant > 30 personnes/adhérents, les professionnels et CE d'entreprises. Les Membres d’Honneur et Animateurs en sont dispensés.
Lors de l'adhésion à l'association, le nouveau membre doit renseigner l'intégralité du formulaire qui lui est adressé et certifier que ces renseignements sont exacts.



Article 2 : La Plateforme Internet



La Plateforme Internet actuelle de l’association se compose du nom de domaine opale-roliste.com, ainsi que de l'ensemble de ses sous-domaines, et de l'hébergement dédié inhérent au bon fonctionnement de ces domaines.
Les codes d’accès aux outils d'administration de l'hébergement, au nom de domaine, aux bases de données ainsi qu'à l'ensemble des applicatifs installés sous ledit domaine sont stockés sur un support accessible par l’ensemble des membres du bureau.
Tout ou partie de ces codes d’accès peut être transmis sur décision du CA à des tiers pour une mission particulière (développement particulier, recherche de dysfonctionnement, etc... ) ou dans le cadre d'une fonction précise déléguée à un membres de l’association (administrateur d'un forum, Webmaster, etc... ) en tant que moyen nécessaire à l’accomplissement de sa tâche. Toute personne qui se voit confier des codes d'accès prend de facto la responsabilité de la bonne tenue de la ressource associée et s'engage à informer le CA de toute modification envisagée, celui-ci devant donner son accord avant la mise en ½uvre effective de la modification souhaitée.
Les codes d'accès sont renouvelés périodiquement notamment aux changements de bureau ou lors de changements de personnes aux seins des équipes y ayant accès.



Article 3 : Attribution de postes au sein du CA et élection du Bureau



L'attribution de postes au sein du CA et l'élection du bureau relève des procédures régulières de vote, telles que définies à l'article 5.
Définition des postes :

•   Le Président :
Il est la « vitrine » d'Opale aux yeux des instances officielles. Il reste un interlocuteur privilégié lors des contacts avec les autres associations, les conventions ou les médias.
Il est également le responsable légal des activités de l’association Opale. Il est membre du bureau.

•   Le Trésorier :
Il est le comptable et le responsable du compte bancaire de l’association, il réceptionne les cotisations et les dons, gère la liste des membres à jour de leur cotisation, valide l'aspect financier de tous les projets de l'association et doit fournit un bilan des comptes détaillant la faisabilité d’un projet en cours de discussion. Il est membre du bureau.

•   Le Secrétaire :
Avec le président il est l'un des principaux acteurs des relations publiques de l'association.
Il est également chargé d'organiser les échanges internes au sein de l'association (courriers d'information aux membres, annonces, etc.). Il est membre du bureau.
A défaut de scribe, il endossera automatiquement ce rôle lors des réunions.

•   Le Scribe :
Ce poste est attribué, avant chaque réunion de l’association, à un membre du CA volontaire qui sera chargé de prendre note du contenu de ladite réunion (CA, AG, etc.) et d'en faire le compte rendu sur la plateforme internet de l’association, dans la section adéquate et sous un délai de 72h.

•   Le Ninja :
On ne sait rien sur lui hormis sa puissance sans limite, il serait même plus fort que Chuck Norris...



Article 4 : Election du Conseil d’Administration



Il est composé de 2 à 6 membres élus lors de l’Assemblée Générale (cf. Article 6) selon les modalités suivantes :

En vue de son renouvellement, le Conseil d’Administration remet à tous les membres de l’Association une liste de candidats déclarés qu’il considère aptes aux fonctions d’administrateur.

Chaque membre est alors libre de voter pour l’intégralité de cette liste, d’y ajouter un ou plusieurs nom(s) de candidat(s) déclaré(s) n’apparaissant pas et/ou de supprimer un ou plusieurs nom(s) présent(s), le tout dans la limite des places disponibles au Conseil d’Administration.

Tout vote contenant plus de noms de candidats que de postes disponibles, des noms de candidats non déclarés ou des noms fantaisistes sera considéré comme nul. Il est impossible de voter plusieurs fois pour le même candidat, dans le cas où un candidat apparaitrait plusieurs fois dans la même liste, seule la première apparition sera prise en compte pour le décompte des voix.



Article 5 : Délibérations du Conseil d’Administration



a)   Les membres du Conseil d’Administration sont habilités à voter selon les modalités suivantes :

•   Un vote à main levée lors de réunions si tous les membres sont présents (physiquement ou via un moyen de communication type Skype, vision-conférence, etc.) selon la procédure de vote appropriée.

•   Dans tous les autres cas, les membres du Conseils d’Administration effectueront un vote électronique par forum, sous leur pseudonyme reconnu, au sein d’une section privée prévue à cet effet. Les propositions à voter seront mises en ligne et devront être soumises à accord "bon pour voter" par l'ensemble des membres du CA. En cas de désaccord ou d'accords manquants, elles devront être discutées et amendées pendant une période de 72h minimum(durée pouvant être reconduite sur simple demande d’au moins un tiers des votants, arrondi par excès) à partir de leur publication, puis soumises au vote selon la procédure appropriée.


b)   Procédures de votes :

•   Procédure spéciale de vote
Il s’agit d’un vote à la majorité des 2/3 des participants sur une durée maximum de 120h pour les votes électroniques.
Sont soumises à cette procédure les décisions ayant pour objet :
o   la radiation d’un membre de l’Association, du Conseil d’Administration, du Bureau ou des Plateformes Internet
o   les modifications apportées au Règlement Intérieur ou aux chartes d’utilisation et de modération du forum Opale
o   les propositions de modifications des statuts à soumettre à l’approbation de l’AG

•   Procédure régulière de vote :
Il s’agit d’un vote à la majorité simple des participants sur une durée maximum de 72h pour les votes électroniques.
Cette procédure est appliquée pour le reste des décisions votées par le CA.


Toutefois les conditions suivantes doivent avoir préalablement été respectées pour valider une décision :
o   un message privé (MP) d'avertissement a été envoyé à tous les membres du CA afin d’informer de la tenue du vote
o   la proposition de vote blanc figure dans les propositions de vote
o   pour un vote électronique, les résultats des votes des personnes ayant déjà votées est, à tout moment, consultable par l’ensemble du CA
o   dès lors que tous les membres du CA ont voté, le vote peut être validé.

Un membre déclaré absent est ignoré des procédures de vote le temps de son absence.
Est considéré comme démissionnaire tout membre du Conseil d’Administration qui n’aura pas participé à trois votes consécutifs, sauf déclaration d’absence de l’intéressé ou dérogation du Conseil d’Administration.



Article 6 : Assemblée Générale



Une annonce officielle du CA précisant la date et le lieu de tenue de l'Assemblée Générale est portée à connaissance des adhérents 45 jours avant la date de l'AG.
Une lettre de convocation est envoyée, 15 jours avant la date de tenue de l’Assemblée Générale, aux membres de l’association par courrier électronique à l’adresse virtuelle indiquée lors de leur inscription.

Cette lettre contiendra au minimum les informations suivantes :
•   La date et le lieu de tenue de l’Assemblée Générale.
•   L’ordre du jour de l’Assemblée Générale.
•   Les éventuelles questions soumises par le Conseil d’Administration à l’approbation des membres de l’association.

Pour les AG ordinaires, la lettre contiendra aussi:
•   La liste des Administrateurs sortants.
•   Une liste de candidats proposés aux postes d'administrateurs par le CA.

Lors de l'Assemblée Générale, le vote par procuration est autorisé à raison d'une procuration maximum par membre physiquement présent. La procuration doit être faite sur papier, préciser les identités (nom, prénom, adresse, pseudonyme) de l'émetteur et du destinataire, stipuler pour quelle(s) occasion(s) la procuration s'applique, et présenter la signature datée de son auteur.
Pour le vote par correspondance seuls les votes par messages privés sur le forum principal, par réponse au sondage proposant le vote et par courrier postal ou électronique, depuis l'adresse donnée par le membre lors de son adhésion, sont acceptés. Le vote doit parvenir au secrétaire 24 heures avant la date de tenue de l’Assemblée Générale afin d’être comptabilisé lors de cette dernière.
Ces votes seront tenus secrets jusque là.



Article 7 : L’Equipe de Modération des Forums



Elle gère, de manière autonome et en accord avec les documents régissant l'organisation de l'association et de ses plateformes internet, les différents forums de l’association.
A tout moment, le Conseil d’Administration garde la possibilité de révoquer tout ou partie de l’Equipe de Modération puis de procéder à son renouvellement ou non.




Article 8 : Radiation et Bannissement



Toute sanction de bannissement d’un utilisateur sur l’un des forums de la plateforme internet de l’association, entraine un vote de radiation de l’association s’il en est membre.
Cette proposition de radiation sera prononcée par le Conseil d’Administration, après délibération selon les procédures spéciales de vote.
Toute sanction de radiation prononcée à l’encontre d’un membre de l’association par le Conseil d’Administration, entraine automatiquement son bannissement de l’ensemble des forums de la plateforme internet de l'association.




Article 9 : L'assemblée générale virtuelle permanente



L'AGVP permet à la communauté des membres de l'association, réunie sur sa plateforme internet, de prendre des décisions concernant l'association à n'importe quel moment.

a) Qui peut voter quoi et comment.

- Ne peuvent participer à l'AG virtuelle permanente que les membres à jour de leur cotisation, et dûment identifiés sous leur pseudonyme reconnu.
- L'AG virtuelle permanente ne peut prendre aucune décision nécessitant une convocation en AG Ordinaire ou Extraordinaire (élection d'un CA, modification des statuts...).
- N'importe quel membre réunissant ces critères peut lancer un débat qui débouchera sur un vote. Ce débat présentera la teneur du vote, et devra durer au minimum 7 jours. Ce délai peut être rallongé jusqu'à 7 jours à la demande d'un membre, s'il n'est pas achevé à temps. Une fois ce délai écoulé, le secrétaire devra soumettre une formulation de vote.
- Le secrétaire de l'association sera chargé d'annoncer le lancement du vote par MP aux membres de l'association.
- Le secrétaire devra ouvrir un vote pour une durée de 10 jours à compter du moment où les membres ont été prévenus.


b) Procédures de vote.

- Pour être valides, les votes nécessitent un quorum strictement supérieur à 50% des membres de l'association.
- Il n'est pas possible de relancer une 2ème fois le même vote si le quorum n'a pas été atteint. Le CA tranche alors la question.
- L'AG virtuelle permanente ne peut prendre aucune décision impliquant la responsabilité civile ou pénale d'un des membres du CA sans l'accord du CA.
- En cas d'opposition, et à l'exception du cas sus-cité, les décisions des membres à l'AG virtuelle permanente prévalent toujours sur les décisions du CA.

•   Procédure spéciale de vote de l'AGVP

Il s’agit d’un vote à la majorité des 2/3 des participants sur une durée maximum de 10 jours (240h).
Sont soumises à cette procédure les décisions ayant pour objet les modifications apportées au Règlement Intérieur ou aux chartes d’utilisation et de modération du forum Opale.

•   Procédure régulière de vote de l'AGVP :

Il s’agit d’un vote à la majorité absolue des participants sur une durée maximum de 10 jours (240h).
Cette procédure est appliquée pour le reste des décisions votées par l'AG virtuelle permanente.